Cách viết email bằng tiếng Anh

0
424

Cách viết email bằng tiếng Anh – Để soạn thảo một email chuẩn mực không phải là điều dễ dàng, nó đòi hỏi các bạn phải có hiểu biết về bố cục cũng như mẫu câu sao cho chuyên nghiệp.

Ví dụ bạn muốn gửi một email xin nghỉ phép bằng tiếng anh cho sếp của mình hay một mẫu thư confirm bằng tiếng anh có nội dung:

“Dear Mr/Mrs/Ms…

Thank for your letter.
I am writing to confirm that I will come to your company for the interview/meeting/conference on the next Monday…

My sincerely, 
Tien.”

Cũng không khó phải không nào. Giờ hãy cùng tiếng anh abc học cách viết một email bằng tiếng anh nha.

>> Tải ngay: sách hướng dẫn viết Email bằng tiếng anh của Oxford (English for Emails)

1. Begin with a greeting (Mở đầu bằng lời chào)

Luôn mở đầu email của bạn bằng một lời chào, chẳng hạn như Dear Lillian. Nếu mối quan hệ của bạn với người đọc là thân mật hoặc quen biết trước, có thể dùng hi/hello/dear + tên người nhận. Còn trong trường hợp cần tỏ ra lịch sự và trang trọng, ta dùng công thức sau: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Ex: Dear Mrs. Susan,

Trường hợp bạn không biết tên người nhận email, chúng ta viết: Dear sir/madam, (chào ông/bà)

2. Thank the recipient (cảm ơn người nhận)

Nếu bạn đang phản hồi lại một câu hỏi của khách hàng, bạn nên bắt đầu bằng một câu cảm ơn, chẳng hạn: “Thank you for contacting ABC company” (cảm ơn vì đã liên hệ với công ty ABC).

Nếu 2 bên đã liên lạc qua email từ trước, hãy nói: “Thank for your prompt reply” (Cảm ơn vì đã  phản hồi đúng lúc) hoặc “Thank for getting back to me” (cảm ơn vì đã phản hồi cho tôi). Việc cảm ơn người nhận sẽ làm họ cảm thấy thoải mái và làm bạn lịch sự hơn trong mắt họ.

3. State your purpose (Nêu mục đích chính)

Nếu bạn là người chủ động viết email thì không cần viết dòng cảm ơn. Thay vào đó, bạn trực tiếp nêu mục đích chính của email này.

Ví dụ: “I am writing to enquiry about… (Tôi viết thư này để hỏi thăm về…) hoặc “I am writing to apply for the CEO position” (Tôi viết thư này để ứng tuyển vị trí CEO).

Làm rõ mục đích, sau đó chuyển sang nội dung chính của email.

4. Body (nội dung chính)

Nhớ rằng, người nhận muốn đọc email một cách nhanh chóng, vì vậy cần viết một cách ngắn gọn và rõ ràng, tránh dài dòng, lan man. Dưới đây là một số mẫu câu cơ bản để viết nội dung chính của email.

Making a request/asking for information (Đưa ra yêu cầu/hỏi thăm thông tin)

– Could you please let me know… (Bạn có thể cho tôi biết… không?)
– I would appreciate it if you please… (Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn vui lòng…)
– Please let me know… (Làm ơn cho tôi biết…)

Offering help/giving information (Đề nghị giúp đỡ/cung cấp thông tin)

– We are happy to let you know that… (Chúng tôi rất vui lòng khi thông báo cho bạn rằng…)
– We are willing to… (Chúng tôi sẵn sàng để…)
– We regret to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc thông báo với bạn rằng…)
– If you need any further information, please contact us. (Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin gì, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Complaining (Phàn nàn)

– I am writing to express my dissatisfaction about… (Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng về…)

Apologizing (Xin lỗi)

– We would like to apologize for… (Chúng tôi muốn xin lỗi về việc…)
– Please accept our apologizes for… (Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về…)
– We afraid that… (Chúng tôi e là…)

5. Closing remarks (Lời cảm ơn và lời ngỏ)

Trước khi kết thúc email, sẽ lịch sự hơn nếu bạn cảm ơn người nhận một lần nữa và thêm lời ngỏ.

Bạn có thể bắt đầu với :”Thank for your patience and cooperation” (Cảm ơn về sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn) hoặc :”Thank for your consideration” (Cảm ơn vì sự xem xét, cân nhắc của bạn).

Sau đó thêm câu :”If you have any questions, do not hesitate to let me know” (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngại hãy cho tôi biết) và “I look forward to hearing from you” (Tôi rất mong chờ phản hồi từ bạn).

6. End (Kết)

Bước cuối cùng là kết thúc với tên của bạn (Hoặc thay mặt cho ai).

Nếu người nhận là người thân hoặc bạn thân, có thể kết với câu:”Best wishes” hoặc “Cheers“. Nếu đó là người mới quen hoặc đối tác, không thể dùng 2 câu này mà phải dùng “Best regards“, “Sincerely” và “Thank you” sau đó viết tên của bạn. Cuối cùng, xem lại một lần nữa để chắc rằng email của bạn thực sự hoàn hảo.

Để viết một email bằng tiếng Anh quả không đơn giản, nhưng nếu bạn chú ý và bỏ một ít thời gian để đọc bài viết này thì chắc rằng việc nắm bố cục cũng như mẫu câu email sẽ không còn khó với bạn. Chúc các bạn học tốt.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here